Toda Sociedad tiene la obligación de mantener el récord de lo que sucede en su vida jurídica: cambios en sus estatutos, entrada o salida de socios, movimientos corporativos etc., para efectos de que tanto los socios como cualquier persona que compruebe un interés legítimo consulten estas modificaciones, obligación que se encuentra contenida en el Código de Comercio (CCo.) correlacionado con la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM)
De igual manera, es importante señalar que en términos de lo dispuesto por el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), los “Libros Sociales” forman parte de la contabilidad, tal y como se señala a continuación:
“Artículo 28. Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:
- Para efectos fiscales, la contabilidad se integra por:
- Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales…”
Por tanto, se tiene que la obligación de conservar los acuerdos adoptados en la vida jurídica de la Sociedad, no únicamente se ciñe al aspecto corporativo, sino también impacta en el ámbito fiscal.
En este sentido, se tiene que los Libros que se deben conservar son los siguientes:
- Libro de Actas de Asamblea.
- Libro de variaciones de capital social.
- Libor de registro de socios/accionistas.
Libro de Actas de Asambleas.
En este Libro, se registran los acuerdos adoptados por los socios/accionistas, sobre la marcha del negocio, cuya obligación de su conservación se encuentra precisada en el artículo 36 del CCo.
Ahora bien, la LGSM, señala que los accionistas deberán de reunirse por lo menos una vez al año para celebrar una Asamblea General Ordinaria, misma que deberá ser firmada por el presidente y secretario de la Asamblea y, en caso de aplicar, por el comisario.
Libro de Variaciones de Capital
En este Libro se registran los incrementos o disminuciones de capital, el cual debe de registrar de manera progresiva dichas modificaciones del capital social ya sea fijo o variable.
Libro de registro de Socios/Accionistas
En este libro debe plasmarse el nombre, la nacionalidad y el domicilio de cada accionista, y la indicación de los títulos que le pertenezcan (números, series y clases); así como las exhibiciones y transmisiones realizadas.
El registro de los socios es sumamente importante, pues debemos recordar que el artículo 129 de la LGSM, dispone que la sociedad estimará como dueño de las acciones a quien aparezca inscrito como tal en el registro en comento; por tanto, toda transmisión que acontezca deberá ser anotada en el mismo.
Situación que toma relevancia debido a que, a partir del 15 de diciembre 2018, las empresas deberán de forma OBLIGATORIA inscribir en el Portal de la Secretaría de Economía, toda entrada y salida de un nuevo accionista, tal y como se demuestra a continuación:
“ARTICULO 129.- La sociedad considerará como dueño de las acciones a quien aparezca inscrito como tal en el registro a que se refiere el artículo anterior. A este efecto, la sociedad deberá inscribir en dicho registro, a petición de cualquier titular, las transmisiones que se efectúen.
(ADICIONADO, D.O.F. 14 DE JUNIO DE 2018)
De la inscripción a que se refiere el párrafo anterior deberá publicarse un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía conforme a lo dispuesto en el artículo 50 Bis del Código de Comercio y las disposiciones para su operación.
…”
Similar situación acontece con las Sociedades de Responsabilidad Limitada, al establecer la obligación de inscribir y dar aviso al Portal de la Secretaría de Economía de toda transmisión de partes sociales, tal y como se evidencia a continuación:
“ARTICULO 73.- La sociedad llevará un libro especial de los socios, en el cual se inscribirá el nombre y el domicilio de cada uno, con indicación de sus aportaciones, y la transmisión de las partes sociales. Esta no surtirá efectos respecto de terceros sino después de la inscripción.
(ADICIONADO, D.O.F. 14 DE JUNIO DE 2018)
De la inscripción a que se refiere el párrafo anterior deberá publicarse un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía conforme a lo dispuesto en el artículo 50 Bis del Código de Comercio y las disposiciones para su operación.
…”
Sobre el particular, es importante señalar que los títulos que amparan la tenencia accionaria o las partes sociales es propiedad de cada accionista/socio, y deberán conservarlos para ejercer sus derechos.
En este sentido, se tiene que para que un título accionario o parte social, otorgue al adquiriente la legitimación para ejercitar frente a la sociedad, los propios socios o incluso frente a la autoridad fiscal sus derechos (pago de emolumentos, reembolsos de capital, decreto de dividendos, entre otros), es menester en primer término que se inscriba en el Libro de registro de socios/accionistas y a partir del 15 de diciembre 2018, de igual manera, se publique el aviso correspondiente en la siguiente liga: https://psm.economia.gob.mx/PSM.
Es importante tomar en cuenta esta recomendación de mantener y dar un correcto uso a estos Libros, pues la Sociedad que haga caso omiso, pudiera ser acreedora de sanciones en términos de lo dispuesto por el artículo 83, fracción II del CFF y 37 del CCo.
Asimismo, estos Libros sociales resultan de gran ayuda en caso de una revisión por parte de autoridades fiscales o incluso en desacuerdos insuperables que pudieran surgir entre los mismos socios/accionistas, generando de esta manera, transparencia y certidumbre en el manejo de la administración de la Sociedad.
L.D. Benjamin Romero Carreño
Práctica Legal y Fiscal, Socio
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